Alle cases

Charles en Alpha IT: het perfecte huwelijk!

Cock’s Vleeswaren – later Cock’s Fresh – heet nu Charles. De naamsverandering is nog niet echt in de markt gebeiteld, maar qua visie en filosofie is er door de jaren heen niks veranderd. Charles is en blijft een kwaliteitsmerk van fijne vleeswaren, bereide maaltijden en broodbeleg. We gingen op de koffie bij Vincent Dewaele, IT-manager van Charles. Een gesprek over service, processen en, last but not least, de vruchtbare samenwerking met Alpha IT. ‘Een absolute voltreffer’, aldus Dewaele.

Charles

Cock’s werd Charles om de internationalisering kracht bij te zetten. Men wilde in de merknaam ook wat sterker de kwaliteit en de klasse van de producten beklemtonen. Bovendien was het een duidelijk eerbetoon aan oprichter en bezieler Charles De Cock. Aan de recepten werd niet geraakt en ook de hersluitbare verpakking bleef intact. De jarenlange traditie van ambacht en kwaliteit werd verrijkt met hedendaagse technieken en nieuwe producten, van heerlijk vol over vet- en zoutarm tot gluten-, lactose- en allergeenvrij.

We werken nu samen met onze leveranciers aan een volledige automatisering van bestellingen, voorraadwijzigingen, tekorten, etc. Jonge IT-ers moeten dit proces mee in goede banen leiden. En die jonge mensen rekruteren we via Alpha IT.

Vincent Dewaele

IT Manager

Charlesthumb

Klantenportal: een gigantische portfolio

Voor de consument lijkt het allemaal zo simpel. Boodschappenlijstje, even rondneuzen bij slager of supermarkt en een keuze maken. Voeding – de core business van Charles – is echter een bijzonder complex segment. Denk maar aan weging, selectie, sortering, koeling, hygiëne, transport en rittenplanning. Dat vraagt om een gesofisticeerd en geïntegreerd intern systeem. Maar net zo belangrijk is het externe proces: doorstroming, interactie en communicatie met klanten en leveranciers. Een hele uitdaging voor Charles en… Alpha IT.

Vincent Dewaele: ‘In een eerste fase werd een team van Alpha IT ingezet om een klantenportal te ontwikkelen. Wij zijn een B2B-bedrijf. Al onze klanten, in hoofdzaak traditionele slagers, bestellen via een portal producten, zowel eigen productie als niet-eigen productie. Die gigantische portfolio van meer dan 12000 (!) artikelen zit in ons databestand. Klanten kunnen via een intelligent systeem, de portal, online goederen bestellen. Die dan ook automatisch geleverd worden, gefactureerd worden, etc.’

Deze applicatie garandeert niet alleen een perfecte service, maar ook een feilloze opvolging van de klant. ‘Correct’, zegt Dewaele. ‘En er is ook een stuk prospectie aan gekoppeld, via CRM. Daarmee heb je dus weer de link met onze sales. Allemaal compleet geïntegreerd in ons ERP-pakket! Met dank aan de jonge informatici van Alpha IT. À propos, we gebruiken die specifieke klantenportal natuurlijk ook als marketing tool. Bijvoorbeeld via projectie van banners en boodschappen om producten te presenteren en aan te prijzen. Voilà, de cirkel is rond.’

Volledige automatisering

Op dit eigenste moment is Charles druk in de weer met de verdere ontwikkeling van de leveranciersportal. En ook dat is geen overbodige luxe. Dewaele: ‘We werken met heel veel leveranciers van wie we duizenden artikelen afnemen. Al die producten moeten een foto hebben, een technische fiche. Een manuele opvolging is niet meer van deze tijd. We werken nu samen met onze leveranciers aan een volledige automatisering van bestellingen, voorraadwijzigingen, tekorten, etc. Jonge IT-ers moeten dit proces mee in goede banen leiden. En die jonge mensen rekruteren we via Alpha IT.’

Rest de interne component. Charles heeft een eigen ERP-pakket, waarmee de ganse onderneming wordt gestuurd. Dat vergt onderhoud, vernieuwing, uitbreiding,… En dus ook mensen om dat dagelijks te beheren. Of er sprake is van een samenhang tussen deze componenten? ‘Absoluut’, zegt Dewaele. ‘De klanten- en leveranciersportal hangen ontegensprekelijk vast aan het volledige ERP-pakket. En dat is precies ook het allerbelangrijkste: de interface, de interactie tussen de drie.’

Wat ik erg waardeer bij Alpha IT, is de laagdrempeligheid. Je kan heel eenvoudig contact opnemen en ze zijn in staat om snel en vlot een geschikt profiel aan te bieden.

Vincent Dewaele

IT Manager

Charlesthumb

Mensen maken het verschil

In 2019 ging Charles voor het eerst in zee met Alpha IT. Sindsdien verliep de ondersteuning bij de ontwikkeling van de applicaties op verschillende manieren. In eerste instantie kwam een medewerker van Alpha IT op de payroll van Charles voor het beheer van de IT-infrastructuur. Dat was de start van de samenwerking, beaamt Vincent Dewaele. ‘Een team moest de oude applicatie – in house – up-to-date brengen. Maar dat is natuurlijk geen kortstondige operatie. Dat is een vol continu proces, het stopt nooit. Want als je iets up-to-date brengt, moet er ook op lange termijn, in een toekomstperspectief mee worden omgegaan. Dat is soms rechtlijnig en puur toepassend, soms is het adapterend, vaak is het proactief en anticiperend. Die dimensies maken het heel complex.’

De programmatie van dergelijke platformen, de structuur en de manier waarop je programmeert zijn heel belangrijk. Dewaele: ‘Als je binnen vijf jaar een nieuwe programmeur hebt, en die moet dat onderhouden en aanpassen, dan moet hij die code begrijpen. Er zijn heel veel programmeurs op de markt, maar de goeden zijn degenen die moeilijke dingen eenvoudig programmeren. En die zijn dun bezaaid. We hebben intern heel sterke programmeurs en we trachten de externe mensen daarop te aligneren, in dat keurslijf te houden. Dat is niet zo gemakkelijk, want programmeurs hebben soms een uitgesproken mening om van punt a naar punt b te gaan. Een bekend spanningsveld, wat wij dan trachten te managen, te stroomlijnen.’

Laagdrempelig en flexibel

Intussen werken bij Charles drie FTE’s, die werden aangeboden door Alpha IT. ‘Wat ik erg waardeer bij Alpha IT, is de laagdrempeligheid’, aldus Vincent Dewaele. ‘Je kan heel eenvoudig contact opnemen en ze zijn in staat om snel en vlot een geschikt profiel aan te bieden. Ik vind het bedrijf ook heel flexibel, omdat ze opereren in functie van de klant en ook echt meedenken met de klant. En we weten natuurlijk dat ze uitermate sterk zijn in het leveren van juniors, jonge profielen. Alpha IT werft zelf die mensen aan en neemt dus ook zelf het risico van de ‘niet-opdracht’. Maar voor de klant is dit een enorme plus, want hun systeem bevordert de beschikbaarheid van waardevolle kandidaten.’